Blog zarządzania transportem
14 nieodebranych dzwonków, 11 nowych e-maili i to wszystko, gdy byłyście na przerwie obiadowej. Brzmi znajomo? Uważamy, że nadal rezerwujesz doki przeładunkowe w tradycyjny sposób - dzwoniąc, wysyłając e-maile i czekając na potwierdzenia. Ręczne planowanie doków przeładunkowych to klasyka, ale 9 na 10 specjalistów ds. logistyki i zarządzania magazynem powie, że może to być denerwujące i żmudne zadanie.
Bylibyście zaskoczeni, jak wiele centrów dystrybucyjnych, sklepów i magazynów nadal polegają na ręcznym planowaniu dokowania i uzasadniają dodatkowe koszty, które przynoszą. Nawet jeśli portale internetowe dla planowania dokowania szybko zyskuje akceptację przez odbiorców i przewoźników wszędzie, rzeczywistość jest taka, że większość rezerwacji są nadal wykonywane ręcznie.
Przygotowaliśmy podsumowanie dodatkowych kosztów, które wynikają z ręcznego planowania doków. Mamy nadzieję, że pomoże to większej liczbie przewoźników i odbiorców zrozumieć pełne koszty ręcznego planowania doków.
Każdy, kto odbierał telefony i odpisywał na e-maile, aby zarezerwować dok dla przyjeżdżających ciężarówek, powie Wam, że jest to pracochłonne zadanie (i że wolałby robić coś innego, ponieważ magazyn to nie centrum obsługi klienta).
Weźmy na przykład strefę odbioru w średniej wielkości sklepie. Zazwyczaj pracownicy w strefie odbioru muszą robić wszystko - rozładowywać przyczepy, opiekować się kurierami, przetwarzać ładunki, gdy przychodzą, a także odbierać telefony w celu zarezerwowania doku dla następnej przesyłki.
A oto jak to działa w praktyce. Pracownik używa wózka widłowego do rozładunku naczepy, słyszy dzwonek telefonu, zatrzymuje wózek widłowy, biegnie do telefonu i zapisuje szczegóły następnej przesyłki. Następnie wskakuje z powrotem na wózek widłowy i kontynuuje rozładunek naczepy, aż do momentu, gdy znów zadzwoni telefon. I tak mija dzień z ciągłymi przerwami. Tak, nie wszystkie zakłady wymagają, aby pracownicy robili wszystko, a niektóre mają wyznaczone obowiązki, ale nadal jest to bardzo powszechna praktyka.
Takie przerwy i wielozadaniowość mogą prowadzić jedynie do nieefektywności w tym, co pracownik robił. Przykładowo, jeśli jedna taka przerwa trwa 10 minut, a dziennie odbierasz co najmniej kilkanaście telefonów, to sumuje się to do 2 godzin, które po 5 dniach pracy kończą się na 10 godzinach. W teorii oznacza to więcej godzin pracy i wyższe koszty operacyjne. W praktyce jednak godziny te traktuje się zazwyczaj jako jeszcze jedną rzecz, którą trzeba zrobić, nie zdając sobie sprawy z tego, ile czasu to faktycznie zajmuje. W końcu wszystko to spada na pracownika magazynu i wywiera dodatkową presję, aby jakoś wykonać wszystko na czas.
Nie zapominajmy, że cały ten pośpiech i bieganina stwarzają niebezpieczeństwo. Upadki, poślizgnięcia, potknięcia i zderzenia z wózkami widłowymi to najczęstsze wypadki w magazynie. Rozpraszanie się podczas prowadzenia wózka widłowego lub bieganie po magazynie, aby odebrać telefon, nie czyni magazynu bezpieczniejszym.
Ręczne procesy planowania kosztują odbiorniki widoczność ich operacji. To jest jak praca w ciemności, ponieważ nigdy nie można zobaczyć pełny obraz. Możesz wiedzieć, kiedy przychodzą przesyłki, niektórzy przewoźnicy mogą mieć stałe terminy i można spróbować przewidzieć ruch dla niektórych dni tygodnia, ale minuta coś się zmienia twój plan staje się nieaktualne. Jeśli przewoźnik chce przesunąć rezerwację o kilka godzin lub nagle dostajesz ciężarówkę, która ma ściśle określony termin, kiedy musi być gotowa, ponowne ręczne dostosowanie planów, bez naruszania innych rezerwacji, może być wyzwaniem. Tak długo, jak rezerwacje przychodzą poprzez rozmowy telefoniczne i e-maile, wpływa to na widoczność operacji, ponieważ nie ma widoku w czasie rzeczywistym wszystkich rezerwacji i ich ograniczeń.
Słaba widoczność operacji komplikuje planowanie siły roboczej. Gdy pracownicy przychodzą, a nie ma ciężarówek do załadunku, nie jest to idealna sytuacja dla firmy. Podobnie jak zatrzymywanie ich po godzinach i płacenie nadgodzin, ponieważ ciężarówki wciąż muszą być rozładowywane.
Przy ręcznych procesach planowania i danych w różnych formatach, trudno jest analizować, szukać trendów i optymalizować działania. Nie zapominajmy, że kiedy informacje są przechowywane w wiadomościach e-mail, podawane przez telefon lub notowane w dokumentach papierowych, niektóre z nich mogą łatwo zostać utracone lub zniekształcone. Nie trzeba dodawać, że wiarygodność i identyfikowalność informacji ma krytyczne znaczenie, zwłaszcza gdy coś pójdzie nie tak.
Ręczne planowanie dokowania często powoduje złą organizację harmonogramu dokowania, która jest jedną z najczęstszych przyczyn zatorów w ciężarówkach w magazynie. A zatory powodują zatrzymania ciężarówek, które są kosztowne i wychodzą z kieszeni odbiorcy. Temat zatorów i zatrzymań ciężarówek poruszyliśmy w naszym poprzednim artykule tutaj.
Łączne koszty ręcznego planowania doków dla odbiorników wynoszą:
· Słaba widoczność działań
· Dodatkowe godziny pracy
· Zmniejszona wydajność innych zadań
· Zwiększone ryzyko wypadku przy pracy
· Nieefektywna organizacja harmonogramu pracy doku
· Skomplikowane planowanie zatrudnienia
· Trudne śledzenie wydajności
Dla przewoźników, ręczne planowanie doku odgrywa dużą rolę w ich codziennych operacji. Są to te, które muszą zrobić niezliczone rozmowy telefoniczne i wysłać wszystkie te e-maile. W idealnym świecie, odbiorcy będą odpowiadać na telefony i e-maile na pierwszej próbie i daje wszystkie informacje od razu. Jednak różne szacunki i ankiety pokazują, że średnio potrzeba od 1 do 4 godzin, aby uzyskać odpowiedź lub potwierdzoną rezerwację doku.
Jeśli 5 lat temu mogłeś pojawić się bez rezerwacji i nadal otrzymać swój ładunek, dziś wszystko jest inaczej. Rezerwacje, zarówno te dokonywane ręcznie, jak i przez portale internetowe, są obowiązkowe. Jeśli Twoja ciężarówka pojawi się bez rezerwacji lub nie zdąży na umówiony czas, powinieneś być przygotowany na czekanie. Po przetworzeniu wszystkich innych przesyłek, Twoja kolej w końcu nadejdzie, ale może to potrwać godzinę lub nawet cały dzień.
Opóźnione odpowiedzi powodują efekt falowania i opóźniają codzienne planowanie tras i inne działania związane z organizacją ładunków. Kiedy ciężarówki czekają lub jeżdżą w połowie puste, przewoźnicy nie zarabiają tyle pieniędzy, ile mogliby. A kiedy rezerwacje są dokonywane natychmiast, poprzez wyspecjalizowane portale internetowe, przewoźnicy mogą planować swoje trasy lepiej, szybciej i co najważniejsze pozwala im to na maksymalizację ładunków w naczepach. Z naszego doświadczenia wynika, że przewoźnicy chętnie akceptują i szybko zaczynają korzystać z platform przeładunkowych dostarczanych przez ich klientów.
Dobra wiadomość jest taka, że przewoźnicy i odbiorcy mogą szybko przekształcić dodatkowe koszty ręcznego planowania doków w wymierne korzyści dzięki naszej platformie planowania doków. Dzięki niej wszystkie strony wygrywają - odbiorcy mogą usprawnić swoje procesy i uniknąć niepotrzebnych kosztów, a przewoźnicy mogą zmaksymalizować swoją wydajność. Oto, co mówią nasi klienci:
"Zaczęliśmy używać narzędzia Time Slot Management całkiem niedawno - ale już na początku widzieliśmy rezultaty. Poręczne narzędzie do zarządzania pomogło zoptymalizować proces i daje przejrzysty obraz wydajności załadunku/rozładunku w magazynie." - Justė, Business Development Manager, Granulės
Nie używasz platformy planowania dokowania dla swoich operacji? Zarezerwuj spotkanie Online z naszym ekspertem, a my pokażemy, jak to może przynieść korzyści dla Waszej spółki.
